La planification est la marque de toute entreprise prospère, et cela est vrai à chaque étape du processus, incluant les comptes clients. Avoir tous les détails en main avant qu’un client ne contracte une dette peut signifier recouvrer celle-ci dans un délai convenable et avec une relation client solide toujours intacte.
C’est toujours une bonne idée de penser de manière défensive lorsqu’il s’agit de méthodes de recouvrement des comptes clients, et c’est quelque chose que vous pouvez toujours faire avec empathie. Euler Hermes Canada discute de ce sujet ici.
Être proactif signifie créer des protocoles, puis bien les communiquer au personnel. Il est également important de noter que vous devez continuellement améliorer les pratiques existantes, pour voir ce qui fonctionne pour tous les types de situations clients.
Voici ce qu’il faut considérer:
Avoir de la documentation en place
Cela comprend les formulaires rédigés par un avocat qui couvriraient les obligations contractuelles, les délais de paiement, les frais de recouvrement et de retard ainsi que les autres conséquences. Il est également important d’inclure un accord sur les termes et conditions.
Diffuser des informations
Assurez-vous que toutes les personnes susceptibles d’être impliquées connaissent les protocoles, y compris le personnel en contact avec les clients. S’assurer de communiquer les limites des actions requises est très important à cette étape.
Faire un rapport sur l’âge des comptes clients
Il s’agit d’un rapport qui sera essentiel pour fournir une visibilité sur l’encours de la dette et le délai sur les choses non recouvrées. Les trier par âge – 30 jours de retard, 60 jours de retard, etc. – peut vous aider à suivre les comptes si vous avez des politiques différentes pour chacune de ces dates d’échéance.
Introduire des incitations au paiement anticipé
À partir du moment où la dette est acquise, assurez-vous d’offrir un pourcentage de remise aux clients s’ils paient à la date d’échéance ou avant. Indiquez également clairement sur toutes les factures que payer à temps n’engendre aucune pénalité de retard.
Les plans de paiement peuvent être un grand atout
Tout comme une entreprise qui repose sur des flux de trésorerie constants, les gens peuvent également bénéficier d’un espacement des paiements au lieu de régler leurs dettes en un seul versement. Assurez-vous simplement qu’il est offert sous une forme contractuelle avec toutes les conditions écrites, y compris le nombre de paiements et les dates d’échéance.
Équilibrer la planification prudente avec l’information du personnel concerné sur les règles de la partie peut contribuer grandement à renforcer les relations avec les clients. Traiter tout le monde avec compassion et essayer de comprendre leur situation est quelque chose que tout propriétaire d’entreprise devrait prioriser. C’est aussi l’un des principaux aspects de ce que nous faisons chez ARO, garder l’objectif de non seulement réconcilier les dettes, mais aussi de le faire avec une touche personnelle. Découvrez ce que nous avons à offrir aux entreprises sur notre site web.
