En ce qui concerne la multitude de règles qui régissent le recouvrement de créances, il est clair que rédiger une bonne lettre à vos clients est une compétence qui nécessite une grande réflexion. Les détails et le ton doivent être synchronisés. De plus, il est important de traiter vos clients avec empathie tout en démontrant les règles concernant l’élimination des dettes de leurs registres (et des vôtres).
Nous avons trouvé un article sur le site web du Business News Daily qui offrait un aperçu à ce sujet. C’est une pratique qui peut vous aider à éviter les étapes supplémentaires liées au recours à une agence de recouvrement. Et c’est un début critique pour un processus qui peut finalement être un test de vos compétences en service client.
Différents types de lettres de recouvrement
L’article présente plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise devrait envoyer une lettre en premier lieu. La principale est assez évidente : vous devez informer un débiteur qu’il vous doit de l’argent. Les appels de base sont pour la date d’échéance et la nature de la dette. Il est également important de traiter le client de manière amicale et compatissante dès le départ.
Vous devrez peut-être également définir un processus de paiement. Planifier des plans de paiement qui ont du sens pour votre entreprise peut être un moyen de vous assurer que vous êtes tous les deux d’accord sur la façon dont la dette peut être payée en totalité.
À un certain moment, cependant, vous devrez peut-être parler de problèmes juridiques si la dette demeure impayée pendant une longue période. Dans ce cas, une lettre distincte plus tard dans le processus répertoriant les actions juridiques possibles qu’un client peut rencontrer est essentielle. C’est à ce stade que si vous n’obtenez pas de réponse à votre satisfaction, une agence de recouvrement peut être nécessaire.
Une liste pratique
L’article du Business News Daily propose quelques éléments à considérer lorsqu’il est nécessaire de communiquer avec vos clients au sujet de leur dette. Parmi leurs recommandations:
- Inclure le montant d’argent dû.
- Inclure également la date d’échéance du paiement initial.
- Poursuivez avec la nouvelle date d’échéance pour le paiement. Vous pouvez écrire que c’est dû “le plus tôt possible”, mais une date plus formelle peut être une meilleure option.
- Décrire les instructions sur la façon de payer la dette.
- Assurez-vous d’ajouter une phrase qui demande au débiteur de vous faire savoir s’il s’agit d’une erreur ou s’il a déjà été payé.
- Vous pouvez également envisager une phrase indiquant que vous appréciez et souhaitez toujours collaborer avec l’entreprise du client, mais que le paiement est requis pour ce faire.
- Pour les lettres de recouvrement ultérieures, il est important d’être compatissant mais clair quant aux éventuelles poursuites judiciaires, y compris l’envoi de la dette à une agence de recouvrement.
- De plus, assurez-vous, à des stades ultérieurs, de déclarer que le débiteur peut contester la dette via une lettre de validation envoyée dans un délai que vous définissez.
Le respect de ces protocoles peut garantir que les clients non seulement restent fidèles, mais qu’ils remplissent également leurs obligations.
